“Agile yönetimde en önemli konulardan biri çapraz fonksiyonlu ekipler kurmaktır. Bu ekipler projeyi tamamlamak için gerekli tüm yeteneklere sahip olmalıdır. Planlama, tasarım, üretim, satış, dağıtım vs. Ekip içinde birlikte çalışacak bu yetenekteki insanlar birbirlerini besler ve güçlendirir. Bu sadece yazılım ekipleri için değil, agile yöntemlerle çalışan diğer iş birimleri için de geçerlidir” Şimdi bu okuduğum satırlar beni yıllar öncesinde Banka Turco Romana’yı kurarken yaşadığımız deneyimlere götürdü. Aslında agile yöntemleri bilmeden, ama aklın yolu birdir; muhteşem çalışan ekiplerle, 4 ay gibi kısa bir sürede tüm fonksiyonlarıyla çalışan bir banka yarattık. Hatta açılışını O zamanki cumhurbaşkanımız rahmetli Süleyman Demirel ve Romen Cumhurbaşkanı yapmıştı, ilk hesapları onlara açmıştık.

Peki yüksek performanslı bir ekip nasıl kurulur? Biz nasıl çok başarılı olduk!

Araştırmalar ve kendi deneyimlerim gösteriyor ki, dünyadaki en iyi ekiplerin birkaç özelliği var:

Üstünlük: sıradanlığın ötesinde bir amaç-hedef duyguları var. Muhteşem olma kararlılıkları var, kendilerine bakış açıları ve neye muktedir olabilecekleri konusunda kuvvetli bir inançları var.

Otonomi: kendi kendilerini organize ediyorlar, kendi kararlarını alma ve bu kararlara sadık kalma güçleri var. Bu işi yapabilme özgürlüğüdür, stratejik hedefleri yönetim koyuyor ancak ekip işi nasıl yapacağına kendisi karar veriyor.

Çapraz fonksiyonluluk: işi tamamlamak için ekibin dışarıdan bir desteğe ihtiyacının olmaması gerekir. Ekipte aranan şey çeşitlilik; yetenek, tecrübe ve düşünce açısından fonksiyonel olarak çapraz özellikleri olmalıdır. Tüm projeyi tamamlayacak, ihtiyaç duyulan her konudan anlayan birileri olmak zorundadır.

İşi tamamlamak için bir ekip kurulmalıdır

Klasik bir şekilde düzenlenmiş bir yapıda planlamacılardan oluşan bir ekibe, ardından gelen kurucular ekibine, test ekibine, üretim ekibine, servis ekibine, dağıtım ekibine vs. sahip olabilirsiniz.Her ekip projede bir sonraki adıma geçmeden önce kendi iş parçasını bitirmek zorundadır. Hiçbir ekip tek başına dışarıya hazır bir ürün çıkaramaz. Süreç klasik yapılanmış organizasyonlarda strateji ekibinin bir şey hayal etmesiyle başlar, daha sonra yönetimin bunu değerli bulması ve onay vermesi gerekir. Yapılması gerekenler için tüm birimlerden yöneticilerin bir inceleme süresi vardır. Bir dizi toplantı ve proje planı, diğer dokümanlar tamamlandıktan sonra başka bir evreye geçilir. Uzun uzadıya çeşitli gruplarda tartışılıp onaylandıktan sonra asıl işin gerçekten inşaa edildiği “geliştirme” evresine geçilebilir. Daha sonra başka toplantılar ve dokümanlar hazırlanır ve ürün bir sonraki aşama için tamamen başka bir gruba verilir; test grubu. O kişiler ürünü daha önce hiç görmemişlerdir, ama onu test edip onaylamaları gerekir, bu da önce bilgi toplamak, denemek ve onaylamak için oldukça uzun bir süreç olur, bitmez tükenmez toplantılar ve kimsenin okumayacağı bir ton belge üretmek demektir. Ancak bu aşama geçildikten sonra ürün, üretilip son kullanıcıya ulaşır, olumlu olumsuz geri bildirim almak sürecin en sonunda gerçekleşebilir. Ürün beğenilirse ne ala, beğenilmezse facia…Onca çalışma çöpe…

Oysa ki agile yönetimlerde ekip en baştan kurulurken, yetenek düşünce ve tecrübe açısından birbirini destekleyecek, gereken tüm fonksiyonları gerçekleştirebilecek, dışarıdan bir destek almadan, onay beklemeden otonom çalışabilecek halde kurulur. Bu ekip tüm projeyi tamamlayabilecek yetkinlikte kurgulandığı, birlikte yapılacak işin nasıl yapılacağına kendisi karar verdiği ve dış müdahalelere kapalı olduğu için, işi yapma süresi gerçekten kısalır.Tüm uzmanların aynı ekipte toplanması, her gün bilgi paylaşarak birbirlerine geri bildirim vermeleri, kendilerini geciktirebilecek engel olan şeyleri hemen paylaşmaları, şeffaf olmaları, birbirine yardım etmeye hazır olmaları, bencil olmamaları, ekibin kısa sürede mükemmelleşmesi sağlar. Bu ekiplerin tam zamanlı olarak aynı konuya odaklanmaları, farklı projeler arasında gel-git’ler yaşamamalarını, bu da odaklanmalarını sağlarlar. Böyle kurulan ekipler yüksek motivasyonla çalışarak, üretken davranırlar, kısa sürede kaliteli işler çıkarmaya odaklanırlar, sıradan olmayan başarılara imza atabilirler. O yüzden agile yöntemlere yeni başlayacak şirketlerde yaptığımız ilk işlerden birisi proje bazlı ve tam zamanlı çalışmayan ekipler kurma mantığını değiştirmektir. Proje bazlı ekipler kurmak yerine aynı değer zinciri ya da kategori ve ürün üzerinde farklı projelerden iş çekebilecek çapraz yetkinlikli takımlar oluşturarak; şirketlerin esnekliğini destekleyen yapılar oluşturulur.

Çapraz yetkinlikli takımlarda bir diğer kazanım da; ekipteki çalışanların zaman içinde hızlı bir şekilde birbirinden öğrenmeleridir. Kendini geliştirmeye açık ve istekli takım üyeleri için bu bir fırsattır , aynı zamanda ekipten herhangi birisi sorun yaşadığında ekibin düşmeden yola devam edebilmesi için, takımdaki kişilerin birbirlerini desteklemesini sağlar.

Geçmiş tecrübelerime baktığımda Agile, scrum gibi yöntemleri daha hiç bilmezken bile en başarılı yürüttüğümüz projelerde, ya da takım çalışmalarında bu ruhu deneyimlediğimizi fark ettim. Yurt dışında kurduğumuz Banka Turco Romana’nın kuruluş aşamasında tam da tarif edilen şekilde agile ekipler oluşturmuşuz, 4 ay gibi kısa bir sürede bankayı kurup işler hale getirmiştik, bu dünyada eşine benzerine az rastlanır bir başarı hikayesidir. Oluşturduğumuz ekiplerin hepsi, çapraz fonksiyonlu ekiplerdi, hepsinin amacı sıra dışı bir banka kuruluşuna imza atmak ve o ülkenin en başarılı bankası olmaktı ve gerçek bir başarı hikayesi yazdık. IT ekipleri ile diğer fonksiyonlardan ekip üyeleri hep birlikte çalışarak ve olası problemlere anında müdahale ederek işin zamanında bitirilmesine odaklanmışlardı. Sadece bu kadar mı? Mobilyasından, antetli kağıtlarına ve Logo tasarımına kadar bütün işler agile mantığı ile ve çok küçük bir takımla tamamlandı. Bu ekibin en büyük gücü ise gerçekten otonom olmasıydı.

Şimdi de koçluk yaptığım ekiplerde dışa bağımlı olmayan, çapraz yetkinlikli takımların daha hızlı başarılı hizmetler sunduklarını görüyorum. Hızlanan ve sürekli değişen, gelişen günümüz iş dünyasında agile yöntemlerle çalışmak bir tercih değil kesin bir gerekliliktir diye düşünüyorum.

Bu bilgiler Jeff Sutherland’ın SCRUM 2 katı işi yarı zamanda yapma sanatı kitabından ve kişisel tecrübelerimden derlenmiştir, kitabın içinde daha nice bilgiler var, okumadıysanız en kısa zamanda okumanızı içtenlikle tavsiye ederim.